11 Strategier för att ändra hur du skickar e-post

11 Strategier för att ändra hur du skickar e-post
Hantering av e-post kan vara en syssla. Det kan stjäla tiden från viktigare uppgifter och till och med tråkig din hjärna. En studie från University of London fann att de som ständigt kontrollerar deras e-post kunde se en IQ-droppe på 10 poäng, en brantare droppe än från rökningspotet. Inte bara det, vissa uppskattningsföretag kan förlora $ 650 miljarder dollar årligen tack vare onödig inkorgen rubbning.

Hantering av e-post kan vara en syssla. Det kan stjäla tiden från viktigare uppgifter och till och med tråkig din hjärna. En studie från University of London fann att de som ständigt kontrollerar deras e-post kunde se en IQ-droppe på 10 poäng, en brantare droppe än från rökningspotet. Inte bara det, vissa uppskattningsföretag kan förlora $ 650 miljarder dollar årligen tack vare onödig inkorgen rubbning. Så vad kan du göra för att förhindra denna förlust av tid, pengar och hjärnkraft? Här är 11 strategier för att vinna tillbaka kontrollen.

1. Ta korta nedskärningar. Skriv templerade svar som enkelt kan uppdateras för att effektivisera svarprocessen. Google Labs, till exempel, erbjuder till och med ett alternativ som heter "Canned Responses." För att skapa konserverade svar som fungerar för dig, tänk "kommer någon att fråga mig denna fråga igen" när du skriver något e-postmeddelande. Vissa produktivitetsexperter sparar även dessa som signaturer som de kan komma åt när de är på kontoret eller på vägen.
Läs mer: 6 stridstestade tips för att sluta e-postöverbelastning

2. Skriv bättre ämnesrader. Lägg till ett verb i din ämnesrad - bekräfta, diskutera, granska - för att bättre hjälpa din mottagare att förstå vad de behöver göra. Denna taktik hjälper till att anspora åtgärder och hålla dig på mål när du skriver. Se till att det är sökvänligt. Fråga dig själv: Har denna ämnesrad de nyckelord som du behöver hitta det enkelt i framtiden?
Läs mer: Mål bättre svar på e-post med denna mind-set-shift
3. Håll det enkelt . Produktivitetsexpert Jason Womack föreslår att du behåller e-post till ett ämne. Han säger att människor svarar bara när de har svar på alla frågor de har blivit tillfrågade så att ett enklare e-postmeddelande kan säkerställa ett snabbare svar.
Läs mer: Hur får du dem att maila dig tillbaka

4. Den magiska fem meningen-email. Ett effektivt e-postmeddelande kommer att svara på dessa frågor - vem är du? Vad vill du? Varför frågar du? Varför ska jag hjälpa till? Vad kommer härnäst? Om du kan kan du försöka hålla dina anteckningar till fem meningar eller till och med tre eller fyra. Att begränsa dig själv hjälper dig att fokusera på vad som är viktigt.
Relaterat: Produktivitet Lifesaver: 5-meningens e-post

5. Ange en tid. Stäng av dina varningar så att du ser hur mycket du blir klar när du inte granskar din inkorg ständigt. Och ställa in en timer. Experter rekommenderar att du checkar e-post bara 2-4 gånger om dagen, läser e-post i endast 45 minuter per session.
Relaterat: Tämma e-postdjuret

6. BCC själv. Behöver du följa upp din uppföljning? Överväg BCC-dig själv på dessa e-postmeddelanden och flytta dem sedan till en mapp med etiketten & ldquo; Följ upp. & Rdquo; Kontrollera bara den här mappen i stället för din inkorg för att hålla dig kvar på det arbete du behöver för att slutföra så att du inte blir distraherad.
Relaterat: Så här använder du BCC för att organisera din e-post
7. Text, chatta eller ringa i stället.
När en diskussion leder till mer än två e-postmeddelanden, hämta telefonen eller fortsätt chatta . Ange ditt nummer för att peka på personer du litar på att skicka brådskande meddelanden, speciellt om du är utanför kontoret.
Läs mer: Gmail Hacks för att betygsätta ditt företag Extra produktivitet relaterat: När ska du ringa Versus när när du ska maila

8. Träna dina kollegor. Om en konversation avvecklas skriver du "Inget svar behövs" för att förhindra fler e-postmeddelanden i rutan. Stress att personalen inte känner behovet av att svara på post när de inte bäst kan svara på en fråga.
Relaterat: Tämma e-postdjuret

9. Svara inte . Svara bara vid behov och hantera inte först med icke-brådskande e-postmeddelanden. Och svara inte om "fråga" inte är klart. Du bör inte slösa bort tid att försöka förstå en förfrågan som inte var väl genomtänkt att börja med.
Relaterat: Är tekniken dödande din produktivitet?

10. Automatisera allt. Avsluta från oönskade nyhetsbrev, skicka andra till specifika mappar automatiskt och flytta allt du inte behöver omedelbart till ett arkiv. Använd verktyg som Google-kalender för att schemalägga möten, eliminera behovet av oändliga och när du är ledig & rdquo; e-postkedjor.
Relaterade: Fantastiska produktivitetstips för att göra din vecka en triumf

11. Var vaksam. Håll bara två typer av e-postmeddelanden i din inkorg: De du inte har läst än och de du behöver direkt. När du har parat ner din inkorg kan du bara fokusera på meddelanden som är relevanta för vad du jobbar med nu.
Relaterat: 5 Tekniker för att tämja din överflödande e-postinbox